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3.プロジェクト管理機能

(1) はじめてのプロジェクト情報作成

�@ ホーム画面を表示してください。参加プロジェクトのをクリックします(図3-1-1)。

図3-1-1ホーム画面

�A プロジェクト定義⇒基本情報編集画面が表示されます(図3-1-2)

図3-1-2プロジェクト定義⇒基本情報編集画面

�B プロジェクト情報の設定をします。プロジェクト名以外は、プロジェクト情報保存後でも設定できます。設定する項目は以下の通りです(表3-1-1)。

■ プロジェクト名※必須

プロジェクト名を入力してください。プロジェクト名を入力しない場合、プロジェクト情報を保存することはできません。例えば、「システム開発プロジェクト」という名前のプロジェクトを作成します(図3-1-3)。

■ プロジェクト識別番号

プロジェクト識別番号を入力してください。例えば、「S−001」というプロジェクト番号を入力します(図3-1-3)。 「管理編 (6) プロジェクト・タスクの修復」

■ プロジェクトの目的

プロジェクトの目的を入力してください。(図3-1-3)

■ プロジェクトの顧客

プロジェクトの顧客を入力してください。(図3-1-3)

■ 開始予定日

プロジェクトの開始予定日を入力してください。予定日なので、日にちに制約はありません。(当日以前でも、翌日以降でも設定できます。)(図3-1-3)

■ 終了予定日

プロジェクトの終了予定日を入力してください。(図3-1-3)

注意

1. 終了予定日は、開始予定日で設定した日にち以降を設定してください。(開始予定日と終了予定日が同日でも保存できます。)開始予定日より、前の日にちを設定した場合、プロジェクト情報を保存できません。

■ 実行状態

新規作成では「計画中」が表示されています(図3-1-3)。

注意

1. プロジェクトが開始される([実行中]にする)までは、マネージャーとプロジェクト・リーダー以外のメンバーの画面では表示はされません。

■ プロジェクト固有項目

プロジェクトごとの固有項目を作成できます。初期状態では、1行の内容を入力する表が表示されています。 項目を2つ以上入力する場合は、1行の内容の項目であれば、を、2行以上の内容の項目であれば、をクリックします。例えば以下の情報(表3-1-2)を入力します(図3-1-3)。

表3-1-2プロジェクト固有項目

タイトル	内容
スローガン	顧客満足を実現しよう!
緊急連絡先	山田：012-3456-789 メールアドレス：yamada@company.co.jp

ヒント

1. 表示されている表のタイトルに、「スローガン」と入力し、内容に「顧客満足を実現しよう！」と入力します。
2. をクリックし、複数行テキスト項目を追加して、タイトルに「緊急連絡先」、内容に「山田：012-3456-789」と入力後、改行して、続けて「メールアドレス：yamada@company.co.jp」と入力してください。

■ 顧客資料

顧客資料を入力できます。タイトル、内容、添付ファイルを設定できます。2つ以上のタイトルを入力する場合は、を入力したいタイトルの数だけクリックしてください。 ここで、添付したファイルは、文書管理の機能で全メンバーが閲覧、編集できます。(図3-1-3)

■ メンバー

メンバーを設定します。メンバーは登録されている利用者のみ選択できます。プロジェクト・リーダーに設定する場合はリーダーの欄にチェックをいれてください。 メンバーが2人以上の場合は、で、人数分表を追加してください。全利用者を対象とする場合は、をクリックすると、一括登録できます。(この場合、データベース管理者は登録されません。)(図3-1-3)

図3-1-3項目設定(例)

注意

1. プロジェクト作成者は自動的にはメンバーになりません。
2. メンバーを設定しなくてもプロジェクトは作成されますが、メンバーが未設定だと、プロジェクトの実行はできません。

�C 設定したら、をクリックします。プロジェクト定義画面(図3-1-4)が表示されたら、プロジェクト情報の保存が完了です。

図3-1-4プロジェクト定義画面(画面構成)

(2) プロジェクト情報確認

プロジェクト情報を確認してみましょう。プロジェクト情報はプロジェクト定義画面で確認できます。

�@ ホーム画面を表示します。プロジェクト名の横のアイコンについては以下の通りです(表3-2-1、2)。

図3-2-1ホーム画面

表3-2-1(左横)

アイコン	意味	備考
なし	「計画中」	プロジェクト情報を編集できます。
	「実行中」	プロジェクト情報を編集できます。
	「完了」	プロジェクト情報の編集はできません。
	「中止」	プロジェクト情報の編集はできません。

表3-2-2(右横)

アイコン	意味	備考
	プロジェクト・リーダー	このプロジェクトのリーダーです。プロジェクト・リーダーの権限については、「アクセス権 (1) プロジェクトのユーザー権限」を参照してください。
	プロジェクト作成者	このプロジェクトの作成者です。「プロジェクト作成者」については、「アクセス権 (1) プロジェクトのユーザー権限」を参照してください。
なし	一般利用者

表3-2-3プロジェクト進捗集計情報

集計名称	集計方法
総タスク数	プロジェクトに属する全てのタスク
タスク数	進捗管理対象としたタスクの総数
終了タスク数	進捗管理対象としたタスクのうち終了したタスク合計
タスク消化率	終了タスク数 / タスク数
予定消化率	指定までに完了予定の進捗管理タスク合計 / タスク数
全体期間合計	進捗管理対象タスクの期間合計
終了期間合計	進捗管理対象タスクうち終了したタスクの期間合計
残期間合計	終了期間合計 - 全体期間合計
消化率	終了期間合計 / 全体期間合計
予定消化率	指定までに完了予定の進捗管理タスク期間合計 / 全体期間合計

�A 確認したいプロジェクト名をクリックしてください。例えば、「システム開発プロジェクト」をクリックします(図3-2-2)。

図3-2-2ホーム画面の参加プロジェクト欄

�B プロジェクト定義画面が表示されます(図3-2-3)。

図3-2-3プロジェクト定義画面

補足 : CSVファイルによるデータの取得

プロジェクト定義のタスク・データは、CSVファイルによるデータの取得ができます。

�@ プロジェクト定義画面を表示します。

図3-2-4プロジェクト定義画面

�A 右上のをクリックします。

�B ファイルのダウンロードの画面が表示されるので、ファイルを開くか、保存するか選択してください。

�C CSVファイルの例の一部です。

図3-2-5CSVファイル(例)

(3) プロジェクト情報編集

プロジェクト情報を編集します。編集できるプロジェクトは、「計画中」、「実行中」のみです。「完了」したプロジェクト、「中止」したプロジェクトは編集できません。 これらのプロジェクトを編集したい場合は、システム管理設定編を参照して、プロジェクトを「計画中」または「実行中」にし、編集してください。

�C プロジェクト定義画面を表示します。

�D 画面右上のをクリックします(図3-1-1)。

図3-3-1プロジェクト定義画面

�E プロジェクト情報⇒基本情報編集画面が表示されます。編集したい項目を選択して、設定してください。実行状態については、「実行状態の編集」を参照してください。

�F 設定が終わったら、をクリックしてください。

�G プロジェクト定義画面が表示されたら、保存が完了です。プロジェクト情報は上書きされます。

補足 : 実行状態の編集

�Bのプロジェクト情報⇒基本情報編集画面から、プロジェクトの実行状態を変更することができます。以下、上記の「プロジェクト編集�B」から進めてください。

(a) 実行状態が「計画中」の場合

プロジェクトは「計画中」の状態です。プロジェクトを実行する場合は、をクリックしてください。プロジェクトを中止する場合はをクリックしてください(図3-3-2)。

図3-3-2基本情報編集画面「実行状態」

(b) 実行状態が「実行中」の場合

プロジェクトは「実行中」の状態です。プロジェクトを完了する場合はを、プロジェクトを中止する場合はをクリックしてください。(図3-3-3)

図3-3-3基本情報画面「実行状態」

以上のボタンをクリックすると、実行確認画面が表示されます。実行する場合はを、実行しない場合はをクリックしてください。 (この場合の「実行」とは、実行状態の変更の意味です。)プロジェクト定義画面が表示されたら、実行状態の編集は完了です。

(4) 工程情報(タスク情報)

「縄文の知恵システム」では、プロジェクトを細分化した仕事をタスクとよんでいます。タスクには、工程タスク、作業タスク、マイルストーンの3種類があります。 メンバーは作業タスクを選択して、スケジュール機能を使うことができます。では、実際に具体的にタスクの情報を設定してみましょう。

�@ プロジェクト定義画面を表示します。この時、ログイン利用者の未完了のタスクのみが表示されています。右側のをクリックすると、タスクが表示されます。(図3-4-1)。

図3-4-1プロジェクト定義画面(タスクの表示)

�A 画面右上のをクリックします。

�B プロジェクト定義⇒工程情報編集画面が表示されます(図3-4-2)。

図3-4-2工程情報編集画面

�C タスク情報を設定しましょう。ここでは、以下の項目が設定できます(表3-4-1)。また、タスクを追加したり、削除したりすることも可能です(表3-4-2)。

表3-4-1設定項目

項目	備考
タスク名	タスク名を入力します。終了(完了・中止)していなければ常に変更可能です。
種類	タスクの種類を入力します。タスクの種類は、マイルストーン、工程、作業タスクがあります。作成時固定です。
実行状態	実行状態を設定できます。 計画→計画待ち(公開)→実行→完了・中止と遷移します。 実行状態を一度、計画中から実行中にすると、そのタスクは、以下の項目の編集ができなくなります(表3-4-3)。編集したい場合は、「管理編 3.管理しよう」を参照してください。 表3-4-3編集できない項目 編集できない項目 タスクのレベル タスクの削除 タスクの移動 担当者 開始予定日
担当者	タスクごとの担当者を設定できます。プロジェクトを実行中にすると、担当者の画面にプロジェクトのタスクが表示され、そのタスクについて編集できるようになり、また、スケジューラでも使用できる(詳細は「6.スケジュール機能」を参照してください)ようになります。 計画中の変更はできますが計画待ち(公開)、実行すると変更できません。
開始予定日	開始予定日を設定します。開始予定日は、プロジェクト開始予定日から、終了予定日の間の日にちを設定できます。 計画中の変更はできますが計画待ち(公開)、実行すると変更できません。
終了予定日	終了予定日を設定します。終了予定日は、タスク開始予定日からプロジェクト終了予定日の間の日にちを設定できます。 終了(完了・中止)するまで変更可能です。
タスクの目的	タスクの目的を入力できます。終了(完了・中止)していなければ常に変更可能です。
深刻度	深刻度はタスク(工程、作業タスク、マイルストーン)を深刻性・重要性に従って色分け・集計するものです。7レベルのうち1つを選択します。 レベルの対象により縄文の知恵システム側で判断することはありません。単純に集計を行うだけです。 デフォルト状態では7レベルそれぞれに以下のような名称をつけています。これらは縄文の知恵初期設定ファイル (joumon.properties)によって変更することが可能です。 表3-4-4深刻度項目 デフォルト名称 一般 緊急を要する問題 危険を伴う問題 重大な問題 小さな問題 ケアレス・ミス 提案 この情報はプロジェクトが終了するまで変更可能です。
進捗管理対象	進捗管理対象は作業タスクにのみ存在する情報です。この項目がチェックされている作業タスクのみが進捗管理対象タスク数としてカウントされプロジェクト進捗一覧のタスク数、終了タスク数、タスク消化率、指定日までの予定消化率の集計対象となります。 デフォルトはチェックされています。 この情報はプロジェクトが終了するまで変更可能です。

表3-4-5アイコンについて

アイコン	説明	備考
	タスクを選択
	タスクの削除
	レベルを1つあげる
	タスクを1つ上に移動する	タスクの移動の項目を参照してください。
	タスクを1つ下に移動する	タスクの移動の項目を参照してください。
	レベルを1つ下げる

�D 設定したら、工程一覧の横のをクリックし、工程情報(タスク情報)を保存しましょう。

�E プロジェクト定義画面が表示されたら、工程情報(タスク情報)の保存は完了です。

(a) タスクの追加

画面左上のボタンでタスクを追加します。で作業タスクを追加することができます。で工程行を追加することができます。でマイルストーンを追加することができます。必要な数だけクリックしてください。(図3-4-3)

図3-4-3工程情報編集画面

(b) タスクの移動

タスクを移動させることができます。移動させたいタスクを選択後、プルダウンで移動させたい番号を選択し、をクリックすると、タスクが移動します。例えば、7番目のタスクを上から4番目に移動させます(図3-4-5、6)。

図3-4-5(タスクの移動の例)

図3-4-6(タスクの移動の例)

■ タスクの削除

タスクをで削除することができます。

補足 : CSVファイルによるタスクの追加

CSVファイルを作成し、CSVファイルを送信することで簡単にタスクを追加することができます。以下に例を示します。

�@ CSVファイルを作成します。項目は以下のとおりです(表3-4-4)。

�A 実際のCSVファイルの例です(図3-4-7)。

図3-4-7CSVファイル(例)

�B CSVファイルを保存します。

�C 工程情報編集画面で、CSVファイルによるタスクの追加を行います。で、ファイルを選択し、をクリックします。

図3-4-8工程情報編集画面

�D タスクが追加されます。

図3-4-9工程情報編集画面

(5) タスクの移動コピー

プロジェクトのタスク移動・コピー機能は現在表示されているプロジェクト のタスクをこれから指定していただくプロジェクトに移動またはコピーする機能です。

コピー

コピーを選択すると指定されたタスクとその子タスクのタスク名で指定されたプロジェクトに新しいタスクを作成します。作成されるタスクの日付はコピー先親となるタスクと同じに設定されます。

移動

移動を選択すると指定されたタスクとその子タスク、関連する掲示板投稿・文書が移動し、現在のプロジェクトからは参照できなくなります。

• 追加されるタスクと移動先親となるタスクの日付に矛盾がおこる場合、移動先親タスク側の日付を変更します。
• 追加されるタスクと移動先親となるタスクの実行状態に矛盾がおこる場合、移動先親タスク側の実行状態を変更します。
• 追加されるタスクの担当者が移動先プロジェクトに存在しない場合は追加されます。

�@ まず移動・コピー元となるプロジェクト定義を表示し、をクリックします。

�A はじめに移動・コピーを行うタスクを決定します(図3-5-1)。

図3-5-1移動・コピー元タスク選択画面

• 全てを移動・コピーする を選択するとこのプロジェクトに含まれる全てのタスクが対象になります。
• 個々のタスクを選択とそのタスクと子タスク全てが対象になります。

�B 選択が出来たらをクリックします。

�C 続いて移動・コピーさせるタスクを選択します。選択できるタスクは一つだけになります。選択されたタスクに子タスクがあれば継承します。全てのタスクを対象とする場合は「全てを移動・コピーする」を選択してください

図3-5-2移動・コピー元タスクの決定画面

�D 選択が出来たらをクリックします。

�E 続いて移動・コピー先プロジェクトの挿入すべきポイントを選択します。先ほど指定されたタスクはここで決定するタスクの最後の子タスクとなります。ルートに配置するを選択した場合は最後に追加されることになります。

図3-5-2移動・コピー先タスクの決定画面

�F 選択が出来たらをクリックします。

�G 移動・コピーする為の全ての条件がそろいました(図)。表示されている条件で問題がなければをクリックしてください。

図3-5-2移動・コピーの実行確認画面

�H 処理が終わると再びプロジェクトのタスク移動・コピー画面に戻ります。必要であれば引き続きタスクの移動・コピーを繰り返してください。

(6) ガントチャート・パート図

ガントチャートを開いてみましょう。ここで表示される時間や進捗率は、また、ここでは、すべてのタスクを対象にタスクの追加、編集ができます。

�@ プロジェクト定義画面を表示します。

�A プロジェクト定義画面右のをクリックします。

図3-6-1ガントチャート・パート図画面(画面構成)

�B ガントチャートの画面が表示されます(図3-6-1)。画面構成とガントチャートについては以下のとおりです(図3-6-2、3)。

図3-6-2ガントチャート・パート図画面(画面構成)

(a) ガントチャート

�@ ガントチャートの画面をひらきます。画面の大きさを変更します。

図3-6-3ガントチャート図画面サイズ変更

�A ガントチャートの見方は以下の通りです。

表3-6-1ガントチャート・パート図

アイコン	説明
	マイルストーン
	工程
	作業タスク
	タイムライン移動可
	タイムラインロック

�A タスクの詳細(図3-6-3を参照)の画面で右クリックしタスクの追加挿入をクリックします。

�B 新規タスクの登録画面がでます。この画面でタスクの詳細設定が行えます。

図3-6-4新規作成ダイアログ

(b) パート図

ガントチャートの画面からパート図を開きます。パート図では先行タスク関係をビジュアルに表現します。先行タスクを作成するには下記の二通りの仕方があります。

先行タスク作成 - 詳細画面を使ったやりかた

�@ タスクの詳細画面をスクロールして先行タスクを表示します。

図3-6-5ガントチャート・パート図

�A 先行タスクの欄に関連付けしたいタスクの番号を入力します。

図3-6-6ガントチャート・パート図

�B エラーがなければ以下のように関連付けられます。

図3-6-7パート図

先行タスク作成 - パート図を使ったやり方

�@ ガントチャートの画面をひらきます。画面の大きさを変更します。

図3-6-8パート図画面サイズ変更

�A 表示したパート図の変更前期間をクリックすると赤い線を表示することができます。

図3-6-9 ート図先行タスク作成

�B 関連付けしたいたすくに先行タスクの矢印をあわせることでタスクを関連付けするこができす。

図3-6-10パート図先行タスクによる日付更新通知

先行タスクの削除

先行タスクを削除します。先行タスクと関連付けられたタスクの矢印をクリックすると先行タスクの削除ウインドが開きます。削除したい場合は「はい」クリックして削除します。

図3-6-11パート図先行タスク削除

先行タスクの変更

先行タスクを変更します。先行タスクをダブルクリックすると、ダイアログ画面がでます。変更したい日付にカーソルを合わせると先行タスクの変更後終了予定日を変更することができます。

図3-6-12パート図日付変更

表3-6-2パート図の見方 - 実行状態

図	実行状態
	計画中
	計画待
	実行中
	完了
	中止

(7) 作業状況

プロジェクト・メンバーの作業の進行状況が表示できます。

�@ プロジェクト定義画面を表示し、画面右上のをクリックしてください。

�A 作業状況が表示されます(図3-7-1)。画面構成は以下のとおりです(図3-7-2)。

図3-7-1作業状況画面

図3-7-2作業状況画面

�B 機能については以下のとおりです。

■ 表示の更新

画面の右上のボタンをクリックしてください。画面が更新されます。

■ 表示日の選択

表示日の選択ができます。表示したい日にちを設定し、ボタンをクリックしてください。

■ 表示タスクの選択

表示するタスクを選択することができます。初期状態は、全てのタスクが表示されています。表示したいタスクのチェックボックスにチェックをいれて、ボタンをクリックしてください。

■ メンバーの選択

表示するメンバーを1人選択できます。選択し、ボタンをクリックしてください。初期状態では、メンバー全員の情報が表示されています。

補足 : グラフの表示

作業状況画面のデータは、グラフ化することができます。

�@ 作業状況画面を表示します。

図3-7-4作業状況画面(進捗グラフ表示)

�A 左上のをクリックします。

�B 進捗度の入力値が表示されます。

図3-7-5作業状況画面(進捗グラフ表示)

補足 : CSVファイルによるデータの取得

作業状況画面のデータは、CSVファイルによるデータの取得ができます。

�@ 作業状況画面を表示します。

�A 左上のをクリックします。

図3-7-6作業状況画面

�B ファイルのダウンロードの画面が表示されるので、ファイルを開くか、保存するか選択してください。

�C CSVファイルの例の一部です。

図3-7-7CSVファイル(例)

(8) タスクの編集

�@ プロジェクト定義画面を表示し、編集したいタスク名をクリックします。例えば、「作業確認」という作業タスクを編集します(図3-8-1)。

図3-8-1プロジェクト定義画面

�A タスク定義画面が表示されます(図3-8-2)。

図3-8-2タスク定義画面

�B 画面右上のをクリックします(図3-8-3)。

図3-8-3タスク定義画面

�C タスクの編集画面が表示されました(図3-8-4)。編集できる項目は以下のとおりです(表3-8-1)。

図3-8-4タスクの編集画面

�D 編集が終わったら、をクリックします(図3-8-5)。

図3-8-5タスクの編集画面(入力例)

�E 確認画面が表示されるので、保存する場合は、をクリックします(図3-8-6)。

図3-8-6確認画面

�F プロジェクト定義画面が表示されたら、タスクの編集の完了です。

(9) 兄弟タスク、子タスク作成

あるタスクの担当者に任命されたメンバーは、そのタスクをさらに細分化させることができます(子タスクの作成)。プロジェクトの作成者や、プロジェクト・リーダーは大きな工程や、中工程を計画し、細部作成をメンバーに任せることができます。

�@ プロジェクト定義画面を表示し、兄弟タスク、または子タスクを作成したいタスク名をクリックします。例えば、「改善案」に子タスクを作成するとします(図3-9-1)。

図3-9-1プロジェクト定義画面

�A タスク定義画面が表示されます。画面右上のまたはをクリックします。例えば、をクリックします(図3-9-2)。

図3-9-2タスク定義画面

�B タスクの編集画面が表示されました。入力設定できる項目は以下のとおりです(図3-9-3)。

図3-9-3タスクの編集画面

�C 編集が終わったら、をクリックします。

�D 確認画面が表示されるので、保存する場合は、をクリックします。

�E プロジェクト定義画面が表示されたら、子タスクの作成の完了です(図3-9-4)。

図3-9-4プロジェクト定義画面

期限を超過した担当タスクについて

期限を超過した担当タスクは、開始遅れ、終了遅れをシステムから「通知」します。当日第一回目のログイン時に「通知」が作成されます。 ホーム画面にシステムから「通知」が来ていることが表示され(図3-9-5)、タイトルをクリックすると(例えば「作業システム開発プロジェクト」をクリックします)「通知」詳細画面が表示されます(図3-9-6)。

図3-9-5ホーム画面

図3-9-6「通知」詳細画面

(10) 掲示板機能

掲示板は、プロジェクトの工程タスク単位で投稿を行います。そのプロジェクトのメンバーのみプロジェクトの掲示板を閲覧することができます。機能の詳細は「4.掲示板機能」を参照してください。

(11) 文書管理機能

プロジェクトの工程タスク単位で文書を管理します。文書の編集、作成など詳細については「8.文書管理機能」を参照してください。

(12) おしらせ機能

プロジェクトのおしらせは、プロジェクト内に限定したおしらせです。そのプロジェクト・メンバーのみ投稿・閲覧できます。機能の詳細は「5.おしらせ機能」を参照してください。

�@ プロジェクト・メニューのプロジェクトのをクリックします(図3-12-1)。

図3-12-1プロジェクト定義画面

�A おしらせの作成画面が表示されます。入力後、をクリックします。プレビュー画面が表示されたら、をクリックします。作成完了です。

�B 保存したおしらせは、プロジェクト定義画面に表示されます(図3-12-2)。

図3-12-2プロジェクト定義画面

(13) 変更履歴

変更履歴は基本情報編集画面、工程編集画面、ガントチャート画面、タスク詳細編集画面で保存(登録)を行うと記録されます。記録されていても前回と相違がなければ表示を行いません。

�@ プロジェクト・メニューのプロジェクトのをクリックします(図3-13-1)

図3-13-1プロジェクト定義画面

�A 変更履歴の画面が表示されます。XMLをクリックすると(図3-12-3)が表示されます。HTMLをクリックすると(図3-13-4)が表示されます。プロジェクト・マネージャーは変更履歴を削除することができます。

図3-13-2変更履歴画面

図3-13-3 XML画面

図3-13-4 HTME画面