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プロジェクトの工程タスク単位で文書を管理します。
プロジェクトごとの文書管理は、「3.プロジェクト機能」を参照してください。
新規の文書は、参加しているプロジェクトの文書のみ、作成することができます。
① プロジェクト・メニューの
をクリックします(図8-1-1)。
② 文書一覧画面が表示されます。右上の
をクリックします(図8-1-2)。
③ 文書登録画面が表示されます(図8-1-4)。項目は以下の通りです(表8-1-1)。
| 項目 | 説明 | 備考 |
|---|---|---|
| タスク名 | タスクを選択してください。 | |
| 文書種別 | 文書種別を選択してください。 | |
| タイトル | タイトルを入力してください。 | 必須項目 |
| 本文 | 本文を入力してください。 | 必須項目 |
| 添付ファイル | ファイルを添付できます。ファイルは複数添付可能です。
初期表示は1つだけですが、 をクリックすることでファイル入力欄を増やすことが出来ます。
ただし既にファイル名が入力されている状態で添付ファイル入力欄の数を増やすと、先に入力したファイル名がクリアされます。
入力欄が空であっても問題ありません。 |
|
| 入力枠拡大 | 本文入力欄の枠サイズを広げる事が出来ます。縦方向に広げる場合は をクリックしてください。横方向に広げる場合は をクリックしてください。 |
④ 入力したら、
をクリックします(図8-1-5)。
⑤ 確認画面が表示されるので、保存するなら、
をクリックします(図8-1-6)。
⑥ 文書登録画面が表示されたら、文書登録完了です(図8-1-7)。
文書一覧を表示させてみましょう。文書一覧では、参加プロジェクトに登録されている文書全てを表示します。文書表示のさせ方は、4種類(｢ツリー表示｣「一覧表示」「文書種別表示」｢添付ファイル一覧表示｣)あります。
① メイン・メニューの
をクリックします(図8-2-1)。
② 文書ツリー画面が表示されます(図8-2-2)。
③ 文書メニューの
をクリックします(図8-2-3)。
④ 文書一覧表示画面が表示されます(図8-2-4)。
⑤ 表示したい文書のタイトルをクリックします。例えば、「教育計画書」についてクリックします(図8-2-7)。
⑥ 文書詳細画面が表示されます(図8-2-8)。
作成された文書は、プロジェクト作成者かプロジェクト・メンバーのみ編集できます。
① 文書詳細画面を表示します。
② 右上の
をクリックします(図8-3-1)。
③ 文書更新画面が表示されました(図8-3-2)。項目は以下の通りです(図8-3-2)。入力したら、
をクリックします。確認画面のをクリックすると、文書詳細画面が表示されます。
| 項目 | 説明 | 備考 | |
|---|---|---|---|
| タイトル | タイトルを入力します。 | 必須 | |
| 本文 | 本文を入力します。 | 必須 | |
| 添付ファイル | 元の添付ファイルを引き継ぐ | 元のファイルを表示できます。 | |
| 添付ファイル | ファイルは複数添付可能です。 | ||
| 入力枠拡大 | 本文入力欄の枠サイズを広げる事が出来ます。 | ||
| バージョン管理 | 変更前の文書を残してバージョン管理を行う。 | バージョン管理を行います。 | |
「元の添付ファイルを引き継ぐ」にチェックをいれ、ファイルを添付し、バージョン管理のチェックをはずします(図8-3-3)。
入力したら、
をクリックします。
確認画面のをクリックすると、文書詳細画面が表示されます(図8-3-4)。
「元の添付ファイルを引き継ぐ」のチェックをはずし、ファイルを添付し、「バージョン管理」にチェックをいれます(図8-3-5)。
入力したら、をクリックします。
確認画面のをクリックすると、文書詳細画面が表示されます(図8-3-6)。
文書種別とは、入力項目を固定した文書作成テンプレート機能です。掲示板からの文書作成機能では、この情報を使用します(詳細は「4.掲示板機能(5)文書作成へ」を参照してください)。参加プロジェクトのみ作成できます。
① 文書画面の右上の
をクリックします(図8-4-1)。
は文書の画面では常に表示されています(図8-4-1は具体例です)。② 文書詳細表示の右上の、
をクリックします(図8-4-2)。
をクリックすると、文書種別画面が表示されます。③ 文書種別編集画面が表示されます(図8-4-3)。
④ 入力項目は以下のとおりです(表8-4-1)。
| 項目 | 備考 | |
|---|---|---|
| 文書種別名 | ||
| 備考 | ||
| 作成者 | 新規編集時には表示されません。 | |
| 更新日 | 新規編集時には表示されません。 | |
| 共通文書化 | このチェックが有効になっているとこの文書種別は全てのプロジェクトにて使用することが出来ます。ただし保存後は作成者(最終編集者)のみが編集できるようになります。 | |
| 掲示板文書作成機能適用 | 注意1 | |
| 掲示板文書作成タイトル指定 | ||
| 項目定義 | 行を追加 | 作成したい項目の数だけクリックしてください。 |
| 項目名 | ||
| 記入の必要性 | ||
| 文字数 | ||
| 備考 | ||
| 掲示板キーワード | ||
| 投稿順番 | ||
⑤ 入力したら、
をクリックします。図8-4-4は入力例です。
⑥ 確認画面が表示されるので、保存するなら、をクリックします。
⑦ 文書種別が表示されます(図8-4-5)。
⑧ 文書種別を編集したい場合は、その文書種別の文書種別名をクリックし、文書種別詳細画面が表示されたら(図8-4-6)、作成者の横の
をクリックします。
⑨ 文書種別編集画面(図8-4-3)が表示されるので、③～⑦の手順を参照してください。
