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管理編

1.設定

(1) データベース管理者としてログインします

�@ 縄文の知恵にアクセスしてください。以下の画面(図1-1-1)が表示されましたら、ログインIDとパスワードを入力して(表1-1-1(例))ボタンをクリックしてください。

図1-1-1ログイン画面

�A 以下の画面が表示されればログイン完了です(図1-1-2)。

図1-1-2利用者一覧画面

(2) 就業時間設定

�@ をクリックします(図1-2-1)。

図1-2-1利用者一覧画面

�A 以下の画面が表示されます(図1-2-2)。

図1-2-2就業時間情報編集画面

�B それぞれの項目を設定して、をクリックしてください。初期設定は表1-2-1のとおりです。

(3) 部署・職務設定

部署、職務の登録数に制限はありません。必須登録ではありません。必要ない場合は、「2.利用者の設定」に進んでください。作成した部署、職務を各利用者に必ず設定しなければならないものでもありません。

�@ をクリックします(図1-3-1)。

図1-3-1利用者一覧画面

�A 以下の画面が表示されます(図1-3-2)。

図1-3-2部署/職務一覧編集画面

はじめに、部署名の登録から始めましょう。

(a) 部署名の設定

�@ 部署名の下のを入力したい部署数分クリックします(図1-3-3)。

図1-3-3部署/職務一覧画面

�A 以下の画面が表示されます(図1-3-4)。例えば、2つの部署を入力します。

図1-3-4部署/職務一覧表示画面

�B 部署名を入力してください(図1-3-5)。例えば、「営業部」、「総務部」を入力します。

図1-3-5部署/職務一覧編集画面

表1-3-1アイコン説明

アイコン	説明
	行を選択。行を追加するときに使用し選択された行の次に新しい行が挿入されます。選択されていない場合は最後に追加されます。
	行削除。この行を削除します。
	行を上に移動。この行を上に移動します。この並び順は
	行を下に移動。

�C 次の職務を設定しないのであれば、クリックして、登録します。

(b) 職務名の設定

�@ 職務名の下のを入力したい職務数分クリックします(図1-3-6)。

図1-3-6部署/職務一覧表示画面

�A 以下の画面が表示されます(図1-3-7)。例えば、2つの職務を入力します。

図1-3-7部署職務一覧編集画面

�B 職務名を入力してください。例えば、「営業」、「事務」を入力します(図1-3-8)。

図1-3-8部署職務一覧編集画面

�C をクリックして、保存してください。利用者一覧画面にもどったら、設定完了です。

2.利用者の設定

(1) 利用者登録

利用者は一人ずつ登録するか、CSVファイルを用いて一度に複数の利用者を登録できます。データベース管理者は各利用者の検索キーワードを除く個人情報の設定ができます。変更はいつでもできます。では、実際に登録してみましょう。

�@ 利用者一覧ページのをクリックします(図2-1-1)。

図2-1-1利用者一覧画面

�A 以下の画面が表示されます(図2-1-2)。

図2-1-2新規利用者登録画面

�B 項目ごとに設定します(表2-1-1、図2-1-3)。をクリックします。

図2-1-3個人情報編集(入力例)

�C 登録確認の画面がでてくるので、登録する場合はをクリックします。登録しない場合はをクリックします。

�D 以下の画面が表示されれば登録完了です(図2-1-4)。

図2-1-4利用者一覧画面

(2) 利用者情報変更

利用者情報の変更を行います。

�@ 利用者登録一覧を表示します。

�A 変更したい利用者の表示名をクリックします。

�B 個人情報編集画面が表示されるので、変更したい項目を、書き換えます。をクリックします。

�C 登録確認の画面が表示されるので、登録する場合はをクリックします。登録しない場合はをクリックします。

�D 利用者一覧画面が表示されれば利用者情報変更完了です。

(3) 利用者情報削除

利用者を削除利用者として、ログイン不可能とすることができます。(一度登録した利用者をデータベースから完全に削除することはできません。)

�@ 利用者一覧を表示します。

�A 削除したい利用者の表示名をクリックします。

�B 以下の画面が表示されるので、をクリックします(図2-3-1)。

図2-3-1個人情報編集画面

�C 削除確認の画面が表示されるので、削除する場合はをクリックします。削除しない場合はをクリックします。

�D 利用者一覧画面が表示されれば利用者削除完了です。表示名の左に×がつき、削除利用者となりました(図2-3-2)。

図2-3-2利用者一覧

(4) 利用者情報復活

削除利用者を、利用者としてログインできるようにします。

�@ 利用者一覧を表示します。

�A 復活させたい削除利用者の表示名をクリックします(図2-4-1)。

図2-4-1利用者一覧

�B 以下の画面が表示されるので(図2-4-2)、をクリックします。

図2-4-2個人情報編集画面

�C 登録確認画面が表示されるので、をクリックし、以下の画面が表示されれば利用者登録完了です(図2-4-3)。削除利用者の×が消え、利用者になりました。

図2-4-3利用者一覧画面

(5) パスワード変更

パスワードの変更を行います。

�@ 利用者登録一覧を表示します。

�A パスワードを変更したい利用者の表示名をクリックします。

�B 以下の画面が表示されるので、をクリックします(図2-5-1)。

図2-5-1個人情報編集画面

�C 以下の画面が表示されます(図2-5-2)。

図2-5-2パスワードの変更画面

�D 新しいパスワードを8文字以上20文字以下で入力してください。

�E 確認欄に、確認のため上記と同じパスワードを入力してください。

�F 画面下のをクリックします(図2-5-3)。

図2-5-3パスワードの変更画面

�G 以下の画面が表示されたらパスワード変更完了です(図2-5-4)。

図2-5-4利用者一覧画面

(6) CSVファイルによる利用者登録

�@ CSVファイルを作成します。項目は、以下のとおりです。

図2-6-1CSVファイル(例)

�A 保存します。

�B 利用者一覧画面のをクリックすると図2-6-3が表示され一括登録利用者情報の確認画面が表示されます。

図2-6-2利用者一覧画面

図2-6-3一括登録利用者情報の確認画面

�C をクリックし、ファイルを選択して、をクリックします。

�D ファイルの内容が表示され、確認画面が表示されます。保存する場合はをクリックします。

図2-6-4一括登録利用者情報の確認画面

�E 確認画面が表示されます。

�F 利用者一覧画面に表示されたら保存完了です。

(7) CSVファイルによる利用者情報の取得

�@ 利用者一覧画面を表示します。右上のをクリックします。

図2-7-1利用者一覧画面

�A ファイルのダウンロード画面が表示されるので、ファイルを保存してください。

�B ファイルを開きます。

図2-7-2CSVファイル(例)

3.管理しよう

データベース管理者として、「縄文の知恵システム」を管理しましょう。データベース管理者は、データを削除することができます。

(1) 掲示板の記事削除

�@ メンテナンス・メニューのをクリックします(図3-1-1)。

図3-1-1利用者一覧画面でメニューからプロジェクト・タスク修復画面を選択

�A プロジェクト・タスク修復画面が表示されます(図3-1-2)。

図3-1-2プロジェクト・タスク修復画面

�B 掲示板の記事削除の欄に管理番号を入力します(図3-1-3)。

図3-1-3プロジェクト・タスク修復画面(例)

図3-1-4個別投稿画面

�C または、をクリックしてください(図3-1-5)。

図3-1-5プロジェクト・タスク修復画面(例)

�D 確認画面が表示されます。内容を確認して、をクリックします(図3-1-6)。

図3-1-6確認画面(例:内容削除)

�E 再度確認画面が表示されるので、実行する場合はをクリックします(図3-1-7)。プロジェクト・タスク修復画面に、「削除は正常に行われました」とメッセージが表示されます(図3-1-8)。

図3-1-7確認画面

図3-1-8プロジェクト・タスク画面

�F 掲示板の画面では以下のように表示されます(図3-1-9、10)。

図3-1-9個別投稿画面(内容削除)

図3-1-10個別投稿画面(完全削除)

(2) 文書管理の文書削除

文書登録された文書を削除します。

�@ メンテナンス・メニューのをクリックします(図3-2-1)。

図3-2-1利用者一覧画面

�A プロジェクト・タスク修復画面が表示されます。

�B 文書管理の文書削除の欄に管理番号を入力します(図3-2-2)。

図3-2-2プロジェクト・タスク修復画面

図3-2-3文書画面

�C または、をクリックしてください。

�D 確認画面が表示されます。内容を確認して、をクリックします(図3-2-4)。

図3-2-4確認画面(例:文書削除)

�E 再度確認画面が表示されるので、実行する場合はをクリックします。

�F プロジェクト・タスク修復画面に、「削除は正常に行われました」とメッセージが表示されます。

�G 文書詳細画面では以下のように表示されます(図3-2-5)。

図3-2-5文書詳細表示(文書削除)

(3) 文書管理の文書種別削除

�@ メンテナンス・メニューのをクリックします。

�A プロジェクト・タスク修復画面が表示されます。

�B 文書管理の文書種別の欄に管理番号を入力します(図3-3-1)。

図3-3-1プロジェクト・タスク修復画面

図3-3-2文書種別詳細画面

�C をクリックしてください。

�D 確認画面が表示されます。内容を確認して、をクリックします(図3-3-3)。

図3-3-3確認画面

�E 再度確認画面が表示されるので、実行する場合はをクリックします。

�F プロジェクト・タスク修復画面に、「削除は正常に行われました」とメッセージが表示されます。

(4) 添付ファイルの削除

�@ メンテナンス・メニューのをクリックします。

�A プロジェクト・タスク修復画面が表示されます。

�B 添付ファイルの削除欄の横のをクリックします(図3-4-1)。

図3-4-1プロジェクト・タスク修復画面

�C 添付ファイルの一覧が表示されます(図3-4-2)。

図3-4-2添付ファイル一覧

�D 削除したい添付ファイルを選択し、チェックボックスにチェックをいれます。削除対象ファイルは、この画面で選択されたものだけになります。選択したら、をクリックしてください(図3-4-3)。

図3-4-3添付ファイル一覧(例)

�E 確認画面が表示されます。内容を確認して、をクリックします(図3-4-5)。

図3-4-4確認画面

�F 再度確認画面が表示されるので、実行する場合はをクリックします。

�G プロジェクト・タスク修復画面に、「削除は正常に行われました」とメッセージが表示されます。

(5) 編集者不在プロジェクト共通文書種別のリカバリ

プロジェクト共通となった文書種別は、作成者(編集者)のみが編集することが可能です。しかしその編集者が削除利用者となってしまった場合は編集が出来なくなります。この場合編集者を別の利用者に割り当て直し、編集を可能とさせます。

�@ メンテナンス・メニューのをクリックします。

�A プロジェクト・タスク修復画面が表示されます。

図3-5-1プロジェクト・タスク修復画面

�B 編集者不在プロジェクト共通文書種別のリカバリの横のをクリックします(図3-5-1)。

�C 編集者不在共通文書種別一覧画面が表示されます(図3-5-2)。

図3-5-2編集者不在共通文書種別一覧画面

�D 修復を行う文書種別を選択します。をクリックします。

�E 新たに編集者となる利用者を設定する画面が表示されます(図3-5-3)。

図3-5-3編集者不在共通文書種別リカバリ画面

�D 選択が終わったら、をクリックします。

図3-5-4保存確認画面

�E 確認画面が表示されます。実行する場合はをクリックします。

�F 保存が終わると再びを表示します。編集者不在共通文書種別一覧画面が表示されます。

(6) プロジェクト・タスクの修復

終了させてしまったプロジェクトやタスクの復活、実行状態や表示順序の変更ができます。

�@ メンテナンス・メニューのをクリックします。

�A プロジェクト・タスク修復画面が表示されます。

�B 修復を行うプロジェクトを選択します。プロジェクト名をクリックします。例えば、「ProjectABC」の修復を行います(図3-6-1)。

図3-6-1プロジェクト・タスク修復画面(例)

�C プロジェクト・タスク修復の詳細画面が表示されます(図3-6-2)。修復できる項目は以下の通りです(表3-6-1)。

図3-6-2プロジェクト・タスク修復詳細画面

�D 修復が終わったら、をクリックします(図3-6-3)。

図3-6-3プロジェクト・タスク修復(例)

�E 確認画面が表示されます。実行する場合はをクリックします。

�F 再度変更したプロジェクトを表示してみます。変更した項目が、変更されて表示されていたら、修復完了です(図3-6-4)。

図3-6-4プロジェクト・タスク修復詳細画面

(7) 新規プロジェクト作成時挿入情報編集

プロジェクトを新規に作成したときに利用されている組織に合わせた初期情報を決めておくことができます。設定できる項目は以下の通りです。 「新規プロジェクト作成時挿入情報編集」画面においてこの項目が変更されると直後の新規作成プロジェクトから適用されます。

• プロジェクト識別番号
• プロジェクト固有項目
• タスク項目

図3-7-1新規プロジェクト作成時挿入情報編集画面

(8) セッションの制御

利用者がログインすると、サーバでは、利用者をセッションで管理しています。既に利用者がログインしている場合、二重にログインさせないようになっています。 二重ログイン・エラーになった場合、利用者は、一定時間経ってから再度ログインするか(「1.ログイン機能」参照)、データベース管理者が強制ログアウトしてください。

�@ メンテナンス・メニューのをクリックします(図3-8-1)。

図3-8-1利用者一覧画面

�A セッションの制御画面が表示されます(図3-8-2)。

図3-8-2セッションの制御画面

�B 二重ログイン・エラーになってしまう利用者を、強制ログアウトさせることができます。在籍中の利用者名の左横のをクリックしてください(図3-8-3)。

図3-8-3セッションの制御画面

�C 在席(ログアウト中)になりました(図3-8-4)。

図3-8-4セッションの制御画面

(9) システム履歴

「縄文の知恵」システムではある条件が発生した場合にその内容をデータベースにシステム履歴として保存します。

�@ メンテナンス・メニューのをクリックします(図3-9-1)。

図3-9-1利用者一覧画面

�A システム障害履歴画面が表示されます(図3-9-2)。

図3-9-2システム障害履歴画面

�B 障害履歴の項目は以下のとおりです(表3-9-1)。

�C すべての障害履歴を削除したい場合は、をクリックしてください(図3-9-3)。

図3-9-3システム障害履歴画面

�D すべての障害履歴が削除されました(図3-9-4)。

図3-9-4システム障害履歴画面